XGL · TEL — ACCOUNTING DOCUMENT SET

ผังเดินเอกสารบัญชี

แบบฟอร์ม 22 ไฟล์ของบริษัทคือระบบเดียวกัน — ทุกใบมีที่ทางบนเส้นทางของเงินเข้า–เงินออก กดที่รหัสเอกสาร เช่น 1.5 ได้ทุกจุดในหน้านี้ เพื่อเปิดดูตัวอย่างไฟล์จริงและดาวน์โหลดต้นฉบับ

⚡ ตารางเปิดเร็ว — เจอสถานการณ์ไหน หยิบใบไหน

พิมพ์ค้นหาด้วยคำง่าย ๆ เช่น "น้ำมัน" "แต่งงาน" "ค่ารักษา" แล้วกดรหัสเพื่อดูตัวอย่างฟอร์ม

📁 คลังเอกสาร — ครบ 22 ไฟล์ กดดูตัวอย่างได้ทุกใบ

กดที่ชื่อเพื่อเปิดตัวอย่าง PDF · ในหน้าดูตัวอย่างมีปุ่มดาวน์โหลดไฟล์ต้นฉบับ (Word/Excel) สำหรับนำไปแก้ใช้

เส้นทางเดินเอกสาร 7 สถานการณ์

อ่านจากซ้ายไปขวา — กล่องเขียวคือแบบฟอร์มในชุดนี้ กดที่กล่องเขียวเพื่อดูตัวอย่างไฟล์ได้เลย

1จ่ายเงินซื้อของ / จ้างบริการเงินออก

เส้นทางพื้นฐานที่สุด ใช้ได้ทั้งบริษัทจ่ายตรงและพนักงานสำรองจ่ายแล้วมาเบิกคืน — คำถามเดียวที่ต้องตอบคือ "มีใบเสร็จไหม"

1. เกิดรายจ่าย — บริษัทจ่ายตรง หรือพนักงานสำรองจ่ายไปก่อน
2. ได้ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี → แนบตัวจริงได้เลย
3. ไม่ได้ใบเสร็จ แต่ผู้ขายให้สำเนาบัตร ปชช. → ใช้ 1.2 ใบสำคัญรับเงิน
4. ขอไม่ได้เลย (วินมอเตอร์ไซค์ ตลาดสด) → ใช้ 1.3 ใบรับรองแทนใบเสร็จ
5. ทุกกรณี ปะหน้าด้วย 1.4 ใบสำคัญจ่าย เซ็นครบ 3 ฝ่าย
6. ส่งเข้าแฟ้มบัญชี

2เบิกเงินสดย่อยเงินออก

รายจ่ายจุกจิกไม่เกิน 3,000 บาท ไม่ต้องเข้าเส้นทางใหญ่ — ใช้วงเงิน Petty Cash แต่หลักฐานต้องครบเหมือนกัน

1. รายจ่ายเล็ก ๆ ไม่เกิน 3,000 บาท
2. กรอก 1.6 ใบเบิกเงินสดย่อย
3. แนบใบเสร็จตัวจริง ระบุชื่อ+ที่อยู่บริษัทถูกต้อง
4. เซ็นครบ 4 ฝ่าย: ผู้ขอ · ผู้ตรวจ · ผู้อนุมัติ · ผู้รับเงิน
5. รับเงินจากวงเงินสดย่อย แล้วเอกสารเข้าแฟ้มบัญชี

3ไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ / ต่างจังหวัดเงินออก

เส้นทางที่ยาวที่สุดและใช้เอกสารมากที่สุดในชุด — แบ่งเป็น 3 จังหวะ: ก่อนไป ระหว่างทาง และกลับมาเคลียร์

1. เช็คสิทธิ์และอัตราจาก 3.4 ระเบียบเดินทาง 3.8 ตารางระยะทาง
2. ยื่น 1.5 ใบเบิกเงินทดรอง ล่วงหน้า ≥ 3 วัน หรือสร้างออนไลน์ในระบบ
3. ผู้บริหารอนุมัติ → รับเงินล่วงหน้า แล้วออกเดินทาง
4. ระหว่างทาง เก็บหลักฐานทุกรายการ: ใบเสร็จ / 1.2 / 1.3
5. กลับมาสรุปยอดลง 3.9 ใบสรุปค่าใช้จ่าย
6. อนุมัติ + เคลียร์เงินทดรอง (คืนเงินเหลือ / เบิกเพิ่ม)
7. ปะหน้า 1.4 ใบสำคัญจ่าย เข้าแฟ้มบัญชี

4รับเงินจากลูกค้าเงินเข้า

ฝั่งเงินเข้ามีฟอร์มเดียว — สิ่งสำคัญคือออกให้ครบทุกครั้งและเก็บสำเนาไว้ฝั่งเรา

1. ส่งมอบสินค้า / บริการ
2. รับเงินจากลูกค้า (โอน / เงินสด)
3. ออก 1.1 ใบเสร็จรับเงิน — ต้นฉบับให้ลูกค้า สำเนาเก็บเข้าแฟ้ม
4. บันทึกรายได้

5พนักงานเบิกสวัสดิการเงินออก

แต่งงาน คลอดบุตร บวช งานศพ ค่ารักษาพยาบาล เครื่องแบบ — ทุกอย่างวิ่งเส้นทางเดียวกัน โดยมีระเบียบเป็นฐานรองรับ

1. บริษัทมีระเบียบรองรับอยู่แล้ว — ดูสิทธิ์: 3.2 ค่ารักษา 3.7 งานมงคล/ฌาปนกิจ 3.0 เครื่องแบบ
2. เกิดเหตุการณ์: แต่งงาน คลอด บวช งานศพ ป่วย
3. ยื่นแบบฟอร์มเบิก + หลักฐานตามกำหนด สมรส·คลอด 30 วัน / บวช 10 วันหลังสึก / ฌาปนกิจ 15 วัน
4. HR ตรวจสิทธิ์
5. จ่ายผ่าน 1.4 ใบสำคัญจ่าย + เอกสารแนบ
6. บริษัทลงเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

6เลี้ยงรับรองลูกค้าเงินออก

จุดที่ต่างจากรายจ่ายอื่น: ต้องขออนุมัติ "ก่อน" จัดเลี้ยง ไม่ใช่ขอย้อนหลัง — จึงจะพ้นข้อหารายจ่ายส่วนตัว

1. ก่อนจัดเลี้ยง ยื่น 3.10 บันทึกขออนุมัติ ระบุใคร ที่ไหน เพื่ออะไร
2. กรรมการอนุมัติ
3. จัดเลี้ยงจริง เก็บใบเสร็จที่ระบุชื่อบริษัทเป็นผู้จ่าย
4. แนบ 1.4 ใบสำคัญจ่าย → ลงรายจ่ายค่ารับรอง

7การจ้างคนทำงาน — สามเส้นทางที่ห้ามปนกัน

คนสามประเภทใช้สัญญาคนละฉบับ ภาระภาษีและประกันสังคมต่างกันทั้งหมด — เลือกผิดฉบับคือความเสี่ยงถูกตีความย้อนหลัง

1. พนักงานประจำ → 2.1 สัญญาจ้างแรงงาน → ประกันสังคม + ภ.ง.ด.1 → มีสิทธิสวัสดิการกลุ่ม 3
2. จ้างเหมาภายนอก (แม่บ้าน ช่าง ฟรีแลนซ์) → 2.2 สัญญาจ้างทำของ → ตรวจรับงาน → จ่ายพร้อมหัก ณ ที่จ่าย 3%
3. กรรมการบริษัท → 3.5 มติผู้ถือหุ้น 3.5.2 มติออกภาษีแทน → 3.6 สัญญาจ้างกรรมการ

ศัพท์ที่ควรรู้

คำที่โผล่บ่อยในเอกสารชุดนี้ อธิบายแบบไม่ต้องเป็นนักบัญชีก็เข้าใจ

ใบกำกับภาษี

ใบเสร็จแบบพิเศษจากร้านที่จดทะเบียน VAT — มีค่ากว่าใบเสร็จธรรมดาเพราะบริษัทใช้ขอคืนภาษีซื้อได้ ถ้าร้านออกให้ ให้เก็บตัวจริงเสมอ

เงินทดรอง

ขอเงินบริษัท "ล่วงหน้า" ก่อนไปทำงาน (ใบ 1.5) แล้วค่อยมาเคลียร์ทีหลังว่าใช้จริงเท่าไร

สำรองจ่าย

ควักเงินตัวเองจ่ายไปก่อน แล้วนำหลักฐานมาเบิกคืนจากบริษัท — ตรงข้ามกับเงินทดรอง

หัก ณ ที่จ่าย 3% (ภ.ง.ด.3)

เวลาจ้างบุคคลภายนอก บริษัทต้องหักเงิน 3% ไว้นำส่งสรรพากรแทนผู้รับ — ผู้รับได้เงิน 97% พร้อมหนังสือรับรองหักภาษี

ภ.ง.ด.1

แบบนำส่งภาษีเงินได้ของพนักงานประจำ ที่บริษัทหักจากเงินเดือนแล้วนำส่งสรรพากรทุกเดือน

รายจ่ายต้องห้าม

รายจ่ายที่สรรพากรไม่ยอมให้นับเป็นต้นทุนบริษัท ทำให้เสียภาษีเพิ่ม — เกิดเมื่อหลักฐานไม่ครบ หรือไม่มีระเบียบ/การอนุมัติรองรับ

เงินสดย่อย (Petty Cash)

วงเงินสดก้อนเล็กที่ตั้งไว้ในออฟฟิศ สำหรับจ่ายรายการจุกจิกไม่เกิน 3,000 บาท โดยไม่ต้องรอออกเช็ค/โอน